Sabe aquelas atividades e projetos que ficam parados em uma etapa porque falta um plano de ação bem elaborado? Com o 5W2H esse tipo de impedimento pode acabar diminuindo significantemente, pois essa ferramenta permite que as atividades sejam controladas e planejadas com mais eficiência.

A planilha 5W2H é uma ferramenta simples, que apesar disso tem seus resultados são comprovados, por isso, não menospreze-a. Para empresas que desejam fazer bons planejamentos e crescer, ela é muito útil, o melhor de tudo é que ela é uma ferramenta prática e pode ser aplicada em empresas de qualquer porte.

 

5W2H

O que é o 5W2H?

O 5W2H é uma ferramenta de gestão com formato de checklist, que começou a ser usado no Japão pela industria automobilística e hoje é considerado uma das ferramentas mais eficazes para planejamento de atividades e elaboração de projetos. A sigla significa, em inglês, as iniciais de 5 perguntas com W e 2 com H, sendo elas:

  • What – O que? Que tarefa vai ser feita.
  • Why – Por que? Por qual razão ela irá ser feita.
  • Where – Onde? Onde ela vai ser feita.
  • When – Quando? Quando ela vai ser feita e o seu cronograma.
  • Who – Quem? Por quem essa tarefa vai ser feita.
  • How – Como? Que processo será feito.
  • How Much? – Quanto? Qual será o custo.

Há também outras duas variações para essa ferramenta, o 5W1H, modelo sem o How Much (Quanto) e o 5W3H, que inclui o How Many(Quantos).

O 5W2H funciona basicamente como um mapeamento de atividades, podendo ser usado por qualquer empresa de qualquer área e departamento. Ele se trata de um checklist que da muito clareza sobre as diversas demandas .

Benefícios do 5W2H? 

Essa ferramenta é muito útil na delegação de tarefas e para elaborar planos de ação, serve como uma bússola que irá indicar cada passo a se dar rumo ao objetivo almejado. Ao preencher esse checklist fica mais claro saber qual o problema a ser solucinado, além de ser simples de colocar em prática e trazer resultados muito bons.

  • Melhora a implementação de novos projetos e ideias: Os projetos e as correções podem ser implantados de forma rápida e mais assertiva, se o 5W2H for usado corretamente.
  • Economiza recursos e tempo de implementação e correção: Como os projetos levarão menos tempo para ser implementados, o custo é menor e a empresa terá um retorno sobre investimento maior.
  • Aumenta a produtividade, com um checklist claro: Com um 5W2H bem elaborado todos os envolvidos saberão exatamente o que fazer, o cronograma, onde fazer, e que forma fazer e assim por diante.

Como utilizar o 5W2H?

Para começar deve-se saber exatamente qual problema você quer que seja resolvido, assim você pode fazer uma reunião com os colaboradores e buscar ideias (brainstorm). Agora, depois de ter conversado com toda sua equipe, é hora de começar a responder as peguntas. Certifique-se que vai implementar o projeto sobre causas-raízes do problema e não sobre seus efeitos. Abaixo vemos um exemplo de como ficará sua tabela.

Exemplo:

Agora que você e sua equipe estão preparados, é hora de por a mão na massa e colocar em prática todas as questões respondidas. É preciso ter um gestor para acompanhar e ter certeza que as tarefas serão feitas no prazo certo.

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O que é 5W2H? Como ele ajuda a aumentar a produtividade da sua empresa?
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